ビジネスメールで英語の自己紹介をするときの表現まとめ

これまで、「英語で自己紹介」についての表現いろいろを、「カジュアルな場面を中心にしたシーン別」「ビジネス英語でのお役立ち表現」と、それぞれ使い勝手の良いフレーズをご紹介してきました。３回目となる今回は、ビジネスメールで自己紹介をする際に使えるフレーズをご紹介します。

ミーティングや打ち合わせなどで実際に会って自己紹介をすることは想像できても、メールで自己紹介？相手と顔を合わせているわけではないのに、自分をどんな風に紹介すればいいのだろう？とイメージがつかない方もいらっしゃるのではないでしょうか。ここは少し発想を転換してみましょう。

大切なのは、その時に扱うビジネス案件において、自分自身がどんな立場で係わっていて相手にとって何をもたらす存在なのかをシンプルかつしっかりと伝えるということです。パターンを覚えてしまえば難しいことはありません。簡単な決まり文句と例文をいろいろとご紹介します。英語でのビジネスメールでの効果的な自己紹介を一緒に見て行きましょう。

ビジネスメール！英語で自己紹介：件名について

メールにあって、電話や実際に対面してのミーティングにないものはなんでしょう？メールに近い手紙にすらないものです。それは「件名（Subject」です。メールを送る場合に件名を記載しなかったり、適当にすませている人が意外と多いものですが、実はメールを読んでもらえるかどうかはここにかかっている、とも言えるほど大切な部分です。

実際のビジネスの場では毎日いろんなメールが届きます。特に課長、部長、統括部長などポジションが上がるにつれ、朝オフィスに来てメールボックスを開くのが怖いなんて人も少なくありません。そんな人たちがよくするのが、件名を見て読むかどうか決めるということ。それはアシスタントや秘書が代理でメールを見る場合もそうです。初めてのコンタクトはもちろん、よく知った相手からのメールであっても優先順位は件名によって決まると言っても過言ではありません。

件名を書く場合にはいくつかルールがあります。

ビジネス英語メールのポイント1：最初の文字は基本的には大文字

例えば：「Confirming Your Registration」

ビジネス英語メールのポイント2：接続詞は小文字

接続詞：and, or, but, nor, yet, so, for
例えば：Inquiry about the Order on May 5th

ビジネス英語メールのポイント3：状況よるフレーズは決まっている

それぞれの後に、短く「～について」という内容をつけます。

例えば、    
Urgent: Price Quotation for No. 989
「緊急：品番989の見積もりについて」

ビジネスメール件名ポイント4：具体性のないものはスパムと勘違い

「」内にくくられたような疑問が浮かぶ件名は逆効果です。

ビジネスメール！英語で自己紹介：具体性のある件名集

では、いかに読んでもらえる件名をつけるかですが、具体的な内容を想定出来るものや、相手が興味があるものについて書かれていると想定されるものが良いでしょう。

メール役立ちフレーズ1：Phone Call Request 

「電話対応依頼」

メール役立ちフレーズ2：Request for Estimate

「見積もり依頼の件」

メール役立ちフレーズ3：Question about the Meeting on June 23rd

「6月23日の会議についての質問」

メール役立ちフレーズ4：Invitation to the Annual Halloween Party 

「例年のハロウィーンパーティへの招待」

メール役立ちフレーズ5：Inquiry about the Tuition

「学費についての問い合わせ」

メール役立ちフレーズ6：Price Quotation for B-236

「B-236見積り依頼の件」

メール役立ちフレーズ7：Order Confirmation on No. B-236

「No. B-236の注文確認の件」

メール役立ちフレーズ8：Error in Invoice No. 983

「983版の請求書の間違いの件」

メール役立ちフレーズ9：Thank You for Your Visit on April 17th.

「4月17日の訪問をありがとうございます」

メール役立ちフレーズ10：Final Notice on Invoice No. B-236.

「請求番号 B-236の最終通告」

メール役立ちフレーズ11：Confirmation of Appointment

「アポイントメントの確認」

ポイント3で出て来た「Urgent（緊急）」も目を引く件名ですが、あまり連発すると効き目がなくなりますから注意しましょう。

ビジネスメール！英語で自己紹介：書き言葉！あて名の書き方

日本語でビジネスメールを書く場合、まず最初に書くのは「○○様へ」というメールを受け取る相手の名前ではないでしょうか？日本語の場合、名前の前に「ABC社△△部統括部長　○○様」と社名や部署名、肩書などをつける場合もあるかと思いますが、英語のメールの場合は、比較的すっきりと相手の名前だけで始めることが多いです。

メール役立ちフレーズ1：Dear Mr. Brown

ブラウン様へ

メール役立ちフレーズ2：Dear Ms. Emily Armstrong

エミリー・アームストロング様へ

メール役立ちフレーズ3：Dear Dr. Lawrence

ローレンス博士へ

もし相手の名前や性別が分からない場合は、以下のように書きます。
Dear Sir/Madam

メール役立ちフレーズ4：To Whom may be concern

「ご担当者さまへ」という意味です。

「Sir」「Madam」という言い方は単語自体に堅苦しいイメージがありますが、メールの宛て名では決まり言葉として使われるので、少し丁寧な印象がある程度でそれほどのフォーマルさはありません。

なお、今回はご紹介しませんが、メールではなく英語の手紙や書面で宛て先を書く場合には、社名や部署名、肩書などを含める書き方も定型としてありますので、興味のある方は調べてみてください。

ビジネスメール！英語で自己紹介：自己紹介の前後に置く一言

対面の自己紹介と違って、メールや電話での自己紹介に大切なことは、どれだけすっきりとシンプルに適確に用件を伝えていくかということです。対面の場合にはお互いの表情や声のトーン、間の取り方などで、友好的な会話部分と具体的なビジネスの事項とを明確に分けることが出来ますが、間合いの取りにくい書き言葉でただだらだらとしては相手をうんざりさせてしまいます。

そういいながら一方で、相手の警戒を解いて安心してメールを読んでもらう空気を作ることも必要です。特にお互いに初めてのコンタクトになる場合は、相手はあなたからメールが届いた理由をまず知りたいはずです。

メール役立ちフレーズ1：Hello.
「こんにちは。」

これはひと呼吸前に、いつでも必要なひと言ですね。

メール役立ちフレーズ2：I am sending this email for the first time.
「はじめてメールをさせて頂きます」

メール役立ちフレーズ3：I’d like to introduce myself.
「自己紹介させてください」

まったくつき合いのない相手から来たメールには誰でも警戒心を抱くものです。そんな場合には、すっきりはっきりと「初めてのメールです」「自己紹介します」と言い切ってしまいましょう。こんな時にくどくどと「いきなりのメールで驚かれたかと思います。失礼をお許しください・・・」などと書いてしまうと、その通り相手はとまどってしまいます。

メール役立ちフレーズ4：I was introduced you by Mr. Suzuki of B Company.
「B株式会社の鈴木氏からご紹介いただきました」

「be introduced you by ◯◯」で ◯◯からの紹介、という意味になります。初めてのコンタクトでも、知っている人からの紹介であれば安心感が違います。とても有効なフレーズです。

メール役立ちフレーズ5：I’m emailing you on behalf of Mr. Suzuki of our company.
「弊社鈴木の代理でメールさせていただいています」

メール役立ちフレーズ6：I am writing you introduced by Mr. Inoue of our company.
「弊社井上の紹介でメールを差し上げております」

メール役立ちフレーズ7：I was referred to you by Mr. Yamada of our company.
「弊社の山田氏からの紹介でご連絡を差し上げました」

「～の紹介で」にはbe introduced byの他に、be referred to you byという言い方があります。大きな違いはありませんが、ニュアンスとしては、reference（照会、身元保証）としても使われるbe referred toの方が、具体的なビジネス案件をかんがみて、という意味合いが強くなります。

メール役立ちフレーズ5：I am writing you introduced by Mr. Keen of your company.
「御社のKeen様よりのご紹介でメールを差し上げております」

同じ紹介であっても、相手方の会社内の人からの紹介であれば、さらに強力な味方ですね。日本語では、自社の人間の場合は「弊社の井上」などのように呼び捨てにしますが、英語の場合は「Mr.」「Ms.」などの敬称をつけます。

メール役立ちフレーズ6：Many thanks for your inquiry.
「お問合せをありがとうございます」

メール役立ちフレーズ7：Thank you for your contract.
「このたびはご契約ありがとうございます」

メール役立ちフレーズ8：Thank you for your deal for the first time.
「このたびは初めてのお取引ありがとうございます」

既存の取引先ではありませんが、相手方からのアクションに対しての返信であれば、柔らかさも倍増です。「ありがとうございます」を同時に伝えられて一石二鳥です。

メール役立ちフレーズ9：Mr. Kimura told me you are the best person to ask for advice.
「木村さんがあなたに相談すると良いと教えてくれました」

社内の相手であれば、特にクッションとなる言葉なしに名前や部署名、用件に入ってしまっても問題はないかも知れません。それでも忙しい日常業務の中で、なぜ自分にメールが来たのかが分かる言葉があると先送りにしないでメールを読んでくれるかも知れません。ひと言つけてみることをお勧めします。

メール役立ちフレーズ10：I am impressed by your article on the newsletter of Jan. 15.
「1月15日の社内報のあなたの記事に感動しました」

メール役立ちフレーズ11：I have met you at the New Year’s party the other day.
「先日新年会でお目にかかりました」

ビジネスメール！英語で自己紹介：自分の身元をはっきりと

メールでの自己紹介には、「My name is ～」「I am（I’m） ～」 の両方が使われています。My name isを使うとI am そしてさらにI’mに比べよりフォーマルな印象になります。

英語では自社内の人間にも敬称をつけていいと前述しましたが、「I am（I’m）」で始める場合は、自分にもつけて構いません。感覚的には「私は小林さんです」と言っているようでおかしな感じがするかも知れませんが、英語では違和感はありません。

言い回しを選ぶ基準は会社や業界によって変わりますが、社外に対する初めましての自己紹介の場合には、My name is を使うことがお勧めです。同じ会社内や既存の取引先とのメールでは様子を見ながらI’m を使って少しくだけてみるなど、臨機応変に使い分けましょう。

ビジネスメール！英語で自己紹介：会社名と部署名を伝える時

ここではあえて分けてご紹介していますが、実際には、名前と会社名、部署名は一気に書いてしまう方がすっきりと分かりやすいです。

メール役立ちフレーズ1：My name is Taro Yamada and I work at A company. 
「I am Mr. Yamada of A company.」ということも可能。
「私はA社の山田太郎といいます」

メール役立ちフレーズ2：I am Mr. Yamada of Engineering Department.
「技術部の山田といいます」

口頭での自己紹介の場合は、部署名は省いて実際に担当している仕事内容を伝える方が相手に覚えてもらいやすいのでお勧めでしたが、メールの場合は部署名を入れて所属を明示すると相手が情報として整理しやすい利点があります。特に、社内の場合は部署名で仕事内容や組織を把握していることが多いのでより有効です。

メール役立ちフレーズ3：I am Mr. Kobayashi of Sales Department. 
「営業部の小林といいます」

メール役立ちフレーズ4：I am Mr. Hayashi of Overseas Division.　
「海外事業部の林です」

メール役立ちフレーズ5：I’m in/belong to/work in Sales Department.
「営業部に所属しています」

ビジネスメール！英語で自己紹介：部署の単語一覧

一般企業では会社による裁量で「Department」「Division」を使い分けていますが、官公庁における局や部は「Division」を使います。部署名や部門名のつけ方はやはり会社による裁量で変わりますが、一般的な言い方を下記します。

あなたの会社ではどんな風に呼んでいますか？一度確認しておくと良いでしょう。

ビジネスメール！英語で自己紹介：仕事内容を伝える時

部署名を伝えることで、どんな仕事を担当しているのかは伝わりますが、あえてもう一度言葉にすることで責任感が伝わります。

メール役立ちフレーズ1：My name is Taro Yamada and I am an engineer at A company. 
「A社のエンジニアの山田太郎と言います」

メール役立ちフレーズ2：I’m in charge of the export section of Sales Department.
「営業部で輸出部門を担当しています」

メール役立ちフレーズ3：I am responsible for marketing at A company. 
「A会社でマーケティングを担当しております」

「be in charge of」「be responsible for」ともに、「○○に従事（担当）している」という意味でしたね。

メール役立ちフレーズ4：Mr. Suzuki, I am Yamada Taro, a person in charge of your company.
「鈴木様、私が御社担当の山田太郎です」

同じ「be in charge of」の後に「your company」をつけることで「御社担当」という表現になります。

メール役立ちフレーズ5：I have been working for my company for 5 years as an engineer.
「私は弊社でエンジニアとして5年間働いています」

仕事の内容と共に、それに従事している年数を伝えることで、相手に自分の力量がおおよそでもどの程度か伝えることが出来ます。

メール役立ちフレーズ6：I am a manager of Planning Department and Managing Director」 
「私は企画部の部長であり、常務取締役です」

肩書・ポジションがある場合はそれを伝えると、相手もどのような姿勢でメールを読めばいいか決める情報になります。メールに盛り込む実際のビジネス内容と肩書がうまく一致すれば、格好の自己紹介になります。

例えばですが、こんな自己紹介と共に新製品企画プロジェクトについて意見を聞きたいという内容のメールが来たとします。それを受け取った相手には「この人は、企画部を統括しつつ会社全体では常務取締役。実務を考えた上での権限と今回のプロジェクトの実行力は・・・・」と推測をする情報になります。

ビジネスメール！英語で自己紹介：役職の単語一覧

役職名も会社によってそれぞれの言い方がありますが、一般的なものをご紹介します。

ビジネスメール豆知識：何度か連絡している人へ「名乗り」はいる？

日本語のメールでは、慣行として「いつもお世話になっております。ABC社の伊藤です」などと、すでにやり取りがある相手に対しても名前や社名を書くことがあります。ほとんど「こんにちは」の同義語とも言える位の「名乗り」ですが、これは英語のメールでは不自然なものになります。欧米では、既知の相手に対してわざわざ文頭で名乗る習慣がありません。書いても誤りや失礼ということではありませんが、すでによく知っている相手なのに今さら？という印象になりますので、そこは日本の習慣をぐっとこらえて、いちいち名乗りを上げないようにするとスマートです。

ビジネスメール！英語で自己紹介：用件・要件の表現

さて、ここまでで「自己紹介」の基本的な部分は終わりました。そこから実際の用件（要件）に入って行きますが、実はその用件（要件）をひっくるめて「自己紹介」になります。ビジネスの内容は皆さんの会社それぞれ、case by caseになるかと思いますが、用件を伝えるためのフレーズをいくつかご紹介しますので、表現を利用してみてください。

メール役立ちフレーズ1：I would like to tell you in advance that the contact personnel of this matter will change from the beginning of April.
「4月の初めから本件の連絡担当者が変更になりますことを前もってお知らせしたいと思います」

メール役立ちフレーズ2：I would like to tell you Mr. Tanaka is replacing me next month. 
「来月から田中が担当となりますことをお知らせします」

メール役立ちフレーズ3：Mr. Koyama is going to transfer to the Tokyo branch, so Mr. Saito is going to take over the position as a new assistant for you. 
「小山は東京支部に転勤になったため、新しいアシスタントとして斎藤が引き継ぎます」

誰かが担当をおりて、別の人と交代しますという場合は、Mr. ○○ will replace me/him/herまたはMr. ○○ will take over my/his/her place と言います。

メール役立ちフレーズ4：I am Nakamura, and I was told to take over the position for Tanaka. 
「田中から引き継ぎを申しつかりました中村です。宜しくお願いします」

メール役立ちフレーズ5：Please don’t be worried, I have received all the information I need to know from my predecessor. 
「前任者より、必要な事は全て聞いておりますので、ご安心ください」

他の表現方法として「successor」動詞形での「succeed」を使うことが出来ます。

メール役立ちフレーズ6：I would like to inform you that I will be Mr. Tanaka’s successor. 
「私が田中の後任になりますのでよろしくお願いします」

メール役立ちフレーズ7：I will succeed his position.
「私が彼の後任になります。」

メール役立ちフレーズ8：I will maintain this project on behalf of Mr. Sato
「佐藤に代わり、このプロジェクトを引き継ぐことになりました」

maintainは、「〜を持続する・維持する」という意味があり、進行中のプロジェクトのように時間枠で継続している仕事などを引き継ぐ際にも使うことができます。

メール役立ちフレーズ9：I’m emailing you regarding the next project.
「次期プロジェクトについてメールしております」

I have a question about ○○/would like to ask a（some） questions about ○○で、「○○についてお尋ねしたいことがあります」となります。

メール役立ちフレーズ10：I am Mr. Yamada of ABC Company. I have a question about your new product.
「ABC社の山田と申します。御社の新製品についてお問合せいたします」

メール役立ちフレーズ11：I am Mr. Okumura of Jade corp. I have a question about your new model assistance robot.
「Ｊade株式会社の奥村と申します。御社の新型介助ロボットの件でお問い合わせをしたくメールいたしました。」

メール役立ちフレーズ12：The reason why I am writing you this email is I’d like to ask some questions about your new project.
「御社の新規プロジェクトの件でいくつか問い合わせしたく、ご連絡を差し上げております」

ビジネスメール！英語で自己紹介：アポイントメントをお願いする

アポイントメントをお願いする時に役立つフレーズを紹介。

メール役立ちフレーズ1：I would like to make an appointment with you please.
「アポイントメントをいただきたくお願いいたします」

メール役立ちフレーズ2：I think we should meet.
「お会いしてお話が出来ればと考えております」

メール役立ちフレーズ3：Please let me know what day and time is convenient for you.
「ご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか」

メール役立ちフレーズ4：I hope the person in charge will attend the meeting at our meeting room on Feb. 28.
「弊社会議室にて2月28日に会議を行いたいのですが、ご担当者様はご出席可能でしょうか？」

メール役立ちフレーズ5：I would like to have a meeting at our meeting room, when is your available date?
「弊社の会議室におきまして会議を開催したいのですが、ご希望の日時はおありですか？」

メール役立ちフレーズ6：We are planning to have a meeting with your company this month, when is your available date?
「御社と弊社合同でのミーティングを開催したいのですが、今月でご都合の良い日をお知らせ下さい」

メール役立ちフレーズ7：I would like to make an appointment with Mr. White please.
「White様とお会いするため、アポイントを取らせていただきたいのですが」

メール役立ちフレーズ8：I would like to ask Mr. Keen is available around Feb. 16？
「2月16日あたりでKeen様のご予定の空きがある日はありますでしょうか？」

メール役立ちフレーズ9：When would it suit him?
「ご都合のよろしい日はありますでしょうか？」

ビジネスメール！英語で自己紹介：確認する時など

「添付文書をご確認ください」「資料をお送りしました」「資料を送ってください」などのフレーズを紹介。

メール役立ちフレーズ1：Would you please send me all related emails as well?
「どうぞ、関係メールを私あてにも送って下さいませんか？」

メール役立ちフレーズ2：Provided that you read the work manual I have attached, you can understand the general work. 
「添付したマニュアルをお読みいただければ、一通りの業務が分かるかと思います」

provided that は、if の代わりに使う事が出来ます。

メール役立ちフレーズ3：Please refer to the attached document for more information.
「さらなる詳細については、添付文書をご確認ください」

ビジネスメール！英語で自己紹介：自社を紹介する時

自分が務める会社を紹介するフレーズを紹介します。

メール役立ちフレーズ1：Our company, A Company based in Tokyo, Japan is a leading company of a real estate developer.
「弊社、A株式会社は東京に拠点とする、不動産開発の主要企業です」

メール役立ちフレーズ2：We are one of the most prominent specialized Healthcare in Japan. 
「私達は、日本のもっとも有名なヘルスケア専門企業のうちのひとつです」

どんな会社か説明する時は、ポジティブな表現を用います。「leading company」は牽引する企業や主導する企業という意味です。カタカナでリーディングカンパニーが使われることも多いですね。「prominent」は卓越した、傑出した、という意味です。

メール役立ちフレーズ3：We have been in business since 1960.
「弊社は1960年に創業しました」

設立年を伝えるのも、それだけの経験と信頼があると伝えるための良い方法です。なお、「founded in～」が創業、「established in～」が設立という意味です。

ビジネスメール！英語で自己紹介：最後の一言

時間を使ってメールを読んでもらった相手には、最後に感謝の言葉を伝えます。それによって、あなたに対する良い印象を維持したままメールを終えることが出来ます。

メール役立ちフレーズ1：Thank you very much for your time and I hope we can meet soon in near future.
「お読みいただきありがとうございます。近々、お会いできるのを楽しみにしております」

メール役立ちフレーズ2：I hope I can see you again sometime soon.
「またお会いできることを楽しみにしております」

メール役立ちフレーズ3：Please take good care of yourself.
「お体にお気をつけください」

メール役立ちフレーズ4：I certainly look forward to seeing you in Tokyo.
「また東京でお会いできることを心から楽しみにしております」

メール役立ちフレーズ5：I am looking forward to your reply.
「お返事をお待ちしております」

ビジネス英語メール：最後の一言！11個の定番フレーズを紹介

文章ならではの定型の結び言葉を最後に書いて、文章を閉じます。それぞれの単語の後ろにはコンマ「,」をつけ、自分の名前を書きます。名前は基本的にフルネームで書きます。フォーマル度が高いものから、下に行くにつれ少しカジュアルなニュアンスになって行きます。

どれを選ぶかは相手との関係性によりますが、自己紹介をするような「初めまして」の関係では、フォーマルなものを選ぶ方が良いでしょう。

おわりに：TOEIC980点の私がおすすめする英語学習教材

いかがでしたか？ビジネスメールで自己紹介をする際のお役立ちフレーズをいろいろとご紹介してきました。メールならではの決まり事もありますが、多くはそれほど難しい表現ではなかったかと思います。丁寧さや適切な言葉選びは相手との距離感や相手や会社の文化によって変わりますが、先にも何度かお伝えした通り、メールは、相手にとって有益な内容を分かりやすく、簡潔かつ効果的に伝えるということが大切です。

「この担当者は感じが良いな」「しっかり整理できているな」ひいては「この会社とのビジネスなら、一度検討してみても」とつながって行くきっかけになります。正に、自己紹介の真髄ともいえることです。思いやりある効果的な自己紹介が、新しいビジネスパートナーとの一歩につながっていくように祈っています。Thank you for reading and I hope that helps!

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